TW Metals löst ein altes Output-System ab und übernimmt die Kontrolle im eigenen Haus
Ein weltweit tätiger Händler von Spezialmetallen hat ein lizenzbeschränktes Output-Tool abgelöst und verarbeitet heute mehr als 16.000 Outputs pro Woche mit InterformNG2, aufgebaut und gepflegt vom eigenen Team.
- Branche
- Metallhandel
- Geschäftsbereich
- Spezialmetalle
- Region
- Europa und Asien
- ERP
- Eigenentwicklung, im eigenen Haus
Kundenprofil
TW Metals ist ein weltweit tätiger Händler und Verarbeiter von Spezialmetallen und beliefert stark regulierte Branchen wie Luftfahrt, Raumfahrt, Kerntechnik und Pharma. Das Unternehmen ist in Europa und Asien tätig und liefert Hochleistungswerkstoffe zusammen mit Zusatzleistungen wie Zuschnitt und Bearbeitung.
In Märkten, in denen Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit entscheidend sind, spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle. TW Metals erfüllt diese Anforderungen mit einem seit Langem bewährten, selbst entwickelten ERP-System, das das Rückgrat seiner Betriebs- und Compliance-Prozesse bildet. Daneben erzeugen interne Anwendungen auf mehreren Plattformen eine große Menge an Outputs mit text- und XML-basierten Daten, die im gesamten Unternehmen genutzt werden.
Die Herausforderung
TW Metals nutzte viele Jahre lang eine ältere Output Management Lösung, um Dokumente und Etiketten aus seiner zentralen ERP-Umgebung zu erzeugen. Das System erfüllte zwar die Grundanforderungen, wurde aber zunehmend einschränkend, als der Anbieter wichtige Lizenzunterstützung einstellte und einen Wechsel auf ein Abonnementmodell erzwang. Das brachte ein kaufmännisches Risiko mit sich und schränkte die Möglichkeiten des Unternehmens ein, seine Infrastruktur zu modernisieren.
Auch funktionale Grenzen wurden deutlicher. Mehrsprachige Dokumente erforderten eigene Vorlagen pro Sprache, bedingte Logik war schwer zu verwalten, und Output über den klassischen Druck hinaus war unnötig kompliziert. Gleichzeitig wuchs mit der steigenden Menge an Outputs aus internen Systemen der Bedarf an einer Lösung, die eingehende Dateien automatisch überwacht und auf neue Daten reagiert.
TW Metals brauchte eine flexiblere und zukunftssichere Output-Plattform, die mehrere Eingangsquellen unterstützt, ohne bestehende Systeme zu stören.
Das Projekt
Nach der Prüfung alternativer Lösungen entschied sich TW Metals für Interform. Die Integration in das bestehende ERP-System war unverzichtbar, doch entscheidend war die Fähigkeit von Interform, mehrere Eingangsquellen zu verarbeiten und eingehende Text- und XML-Dateien aus internen Systemen automatisch zu verarbeiten.
Die Einführung folgte einem schulungsbasierten Ansatz statt einer klassischen, beratergetriebenen Implementierung. TW Metals nahm an drei strukturierten Schulungen teil und installierte die Software dann selbst, mit Anleitung durch Interform. Vorlagendesign und Workflow-Entwicklung wurden vollständig intern umgesetzt. So behielt das Team von Anfang an die volle Kontrolle.
In den ersten sechs bis acht Wochen spielte der technische Support von Interform eine wichtige Rolle bei diesem Ansatz. Wenn Anforderungen über den Umfang der Schulungen hinausgingen - vor allem bei komplexerer Vorlagenlogik oder beim Workflow-Design - war der Support schnell und wirksam. Je sicherer TW Metals im Umgang mit den Werkzeugen wurde, desto weniger Support war nötig.
Nach und nach wurden die übrigen Outputs migriert, sodass das alte System innerhalb des ersten Jahres vollständig abgelöst werden konnte. Interform verarbeitet heute Eingangsdaten aus dem ERP-System zusammen mit Daten aus internen Anwendungen auf verschiedenen Plattformen, startet automatisierte Workflows aus überwachten Netzwerkverzeichnissen und führt Daten aus mehreren Quellen zusammen.
Wo Grenzen erkennbar wurden, arbeitete TW Metals mit Interform zusammen, um sie zu umgehen oder Verbesserungen vorzuschlagen, die zu den eigenen betrieblichen Anforderungen passen.
Die Ergebnisse
Interform hat für TW Metals inzwischen mehr als eine Million Outputs verarbeitet, im Schnitt rund 16.000 pro Woche. Dazu gehören Etiketten, Kundendokumentation, interne Berichte, automatisierte E-Mails und archivierte Unterlagen, die zuverlässig im gesamten Unternehmen verteilt werden.
Mehrsprachigkeit und bedingte Logik werden in zusammengeführten Vorlagen abgebildet. Das reduziert die Zahl der Vorlagen und den laufenden Pflegeaufwand deutlich. Kundenspezifische und regulatorische Anforderungen lassen sich in der Output-Ebene umsetzen, ohne die Kernsysteme zu ändern. Das Unternehmen reagiert schneller und bleibt dabei compliant.
Im Produktivbetrieb hat sich Interform als stabil und zuverlässig erwiesen und benötigt kaum laufende Eingriffe der IT.
Interform ist eine funktionale Verbesserung gegenüber unserer vorherigen Lösung. Implementierung und Design haben wir selbst übernommen, aber der Support, den wir am Anfang bekommen haben, war hervorragend. Wenn wir an Grenzen gestoßen sind, hat Interform mit uns praktische Lösungen gefunden.
David Brown, IT Systems Administrator, TW Metals
Ausblick
TW Metals baut den Einsatz von Interform mit wachsenden Anforderungen weiter aus. Geplante Upgrades bringen zusätzliche Funktionen, und es gibt Spielraum, die Dokumentenverarbeitung systemübergreifend weiter zu vereinheitlichen. Mit einer flexiblen Output-Plattform und der vollen Kontrolle im eigenen Haus liegt der Schwerpunkt nicht mehr auf der Ablösung, sondern auf der kontinuierlichen Verbesserung.
Sprechen Sie mit Interform über Ihren ERP-Output
Ein Gespräch von 30 Minuten. Wir sehen uns die Dokumente an, die Ihr ERP heute erzeugt, welche davon noch manuell bearbeitet werden müssen und was InterformNG2 als Erstes automatisieren würde. Danach wissen Sie, was sich ändern würde und was bleibt, wie es ist.
