Archivierung

Dokumentenarchivierung für ERP-Output

Archivieren Sie jede Rechnung, jeden Auftrag, jeden Lieferschein und jedes Etikett im Moment des Outputs - zusammen mit den Quelldaten, aus denen sie entstanden sind. Bereit, wenn Ihr Team, Ihre Kunden oder Ihre Prüfer sie brauchen.

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Interform als ganzheitliche Ebene zwischen ERP, Output und Archivierung.

So funktioniert es

Archivieren im Moment des Outputs, für jedes ERP

Dieselbe InterformNG2-Engine, die Ihre Rechnung, Ihren Lieferschein oder Ihr Etikett erzeugt, kann das Dokument auch in Ihr Archiv schreiben. Ein Ablauf, ein Moment, eine verlässliche Quelle.

Interform archiviert standardmäßig das fertige Dokument. Wenn Sie zusätzlich die zugrunde liegenden strukturierten Daten speichern, lassen sich diese Daten abrufen und für neuen Output oder neue Workflows nutzen.

Funktioniert mit Infor M3, LN, XA und CloudSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Finance and Operations, IBM i (AS/400 und iSeries) sowie SAP S/4HANA und ECC. Das Archiv funktioniert unabhängig vom Quell-ERP gleich.

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Integrationen

Archivieren in Ihre bestehende Plattform

Interform bietet viele Integrationen mit Archiv-, Dokumentenmanagement- und Speicherlösungen. Interform kann in strukturierte Dokumentenmanagementsysteme, gemeinsame Speicherorte, webbasierte Ablagen, PIM- oder Portallösungen und andere Speicheranwendungen archivieren und daraus abrufen.

Wenn Ihr Archiv ein Ordner auf einem Dateiserver ist, archiviert Interform dorthin. Wenn Ihr Archiv ein modernes DMS mit Metadatenschemata ist, archiviert Interform auch dorthin.

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In jedes System archivieren

Interform archiviert in strukturierte Dokumentenmanagementsysteme, gemeinsame Speicherorte, webbasierte Ablagen, PIM- oder Portallösungen und jedes andere Speicherziel, das Ihre Infrastruktur bereitstellt. Einmal konfigurieren, für jeden Output-Ablauf nutzen.

Archivierte Inhalte abrufen

Interform liest bestehende archivierte Daten oder Dokumente und nutzt sie für neuen Output oder neue Workflows - für Nachdruck, erneuten Versand oder Anfragen im Audit, ohne das Quell-ERP oder die ursprüngliche Transaktion anzufassen.

Einmal schreiben, überall nutzen

Ein Schreibvorgang ins Archiv dient Nachdruck, Audit, Kundenservice und Berichtswesen. Konfigurieren Sie Speicherziele und Metadaten einmal und lassen Sie jeden Output-Ablauf darüber laufen.

Was jedes Archiv erhält

Jedes archivierte Dokument ist bereit für Suche, Audit und Abruf

Dynamische Dateinamen

Benennen Sie jede archivierte Datei nach ERP-Feldern - Kunde, Auftragsnummer, Datum, Dokumentenart - damit die Suche immer das richtige Dokument findet.

Maschinenlesbare Indexdateien

Erzeugen Sie neben dem Dokument Indexdateien in TXT, XML oder anderen Formaten, bereit für die Übernahme in Ihr DMS oder Ihre Suchmaschine.

Suchfähige Metadaten

Versehen Sie jedes Archiv mit den Metadaten, die Ihr DMS braucht, befüllt aus ERP-Feldern im Moment des Outputs.

Lesen und schreiben

Lesen Sie archivierte Dokumente für Nachdruck oder erneuten Versand zurück. Wenn auch Quelldaten gespeichert sind, erzeugen Sie damit ein neues Dokument oder lösen einen neuen Workflow aus.

Typische Gründe

Unternehmen archivieren aus vielen Gründen

Nachdruckanfragen, Kundenservice, Audit-Trails, Geschäftskontinuität, Compliance, Produktivität der Mitarbeitenden. Interform deckt alles über einen Archivierungsablauf ab.

Nachdruck und erneuter Versand

Ein Kunde bittet um die Kopie einer Rechnung von vor sechs Monaten. Rufen Sie sie aus dem Archiv ab, genau so, wie sie versendet wurde.

Kundenservice

Support-Teams finden frühere Aufträge, Lieferscheine und Korrespondenz, ohne das ERP zu öffnen.

Audit-Trail

Interne Revision, Qualitätsmanagement, Klärung von Streitfällen. Jedes versendete Dokument ist dokumentiert.

Geschäftskontinuität

Wenn das ERP aktualisiert, ersetzt oder offline ist, ist das Archiv Ihr Nachweis darüber, was passiert ist.

Compliance und Aufbewahrung

E-Rechnungspflichten und nationale Steuerregeln verlangen, dass Dokumente für festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden, oft mehrere Jahre.

Produktivität der Mitarbeitenden

Schneller Abruf bedeutet, dass niemand mehr nach Dateien sucht. Suchen Sie nach ERP-Feldern: Kunde, Auftrag, Datum, Produkt.

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Dokumentenmanagement

Passt in Ihre bestehende Dokumentenmanagement-Umgebung

Dokumentenmanagement ist eine Kernfunktion jedes Unternehmens. Interform unterstützt Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten in einem Ablauf und integriert sich mit den DMS-, ECM- und Archivlösungen, die Sie bereits betreiben.

Sie speichern den Output sicher in Ihrer bevorzugten Archivplattform und Ihrer bestehenden Infrastruktur. Keine Umzüge, kein paralleler Aufbau.

Schneller Abruf steigert die Produktivität und verkürzt die Antwortzeiten im Kundenservice - weil das benötigte Dokument dort liegt, wo Ihr Team es erwartet, und so verschlagwortet ist, wie es sucht.

Interform integriert sich mit Dokumentenmanagementsystemen und gibt ERP-Anwendern schnellen Zugriff auf archivierte Inhalte.

FAQ

Häufige Fragen zur Archivierung von ERP-Dokumenten

Wie lange muss ich E-Rechnungen und andere ERP-Dokumente aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsraum und Dokumentenart und liegen typischerweise bei 5 bis 10 Jahren. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Ihr Steuerberater oder Rechtsberater im jeweiligen Land ist die richtige Quelle für die genaue Frist, die für Sie gilt - Interform archiviert für jede Frist, die Sie konfigurieren.

Kann ich ein archiviertes Dokument erneut drucken oder versenden?

Ja. Interform kann das archivierte Dokument direkt abrufen (in der Regel PDF und XML, wenn Sie es gespeichert haben). Wenn sowohl das Dokument als auch seine Quelldaten gespeichert sind, kann Interform mit den gespeicherten Daten auch ein neues Dokument erzeugen oder einen neuen Workflow auslösen.

Aus welchen ERPs archiviert Interform?

Infor M3, LN, XA und CloudSuite. Microsoft Dynamics 365 Business Central und Finance and Operations. IBM i (AS/400 und iSeries). SAP S/4HANA und ECC. Und jedes andere ERP, mit dem InterformNG2 integriert ist - das Archiv funktioniert unabhängig vom Quell-ERP gleich.

Verlieren wir unser bestehendes DMS, wenn wir die Archivierung mit Interform einführen?

Nein. Interform integriert sich mit Ihrem DMS, statt es zu ersetzen. Ihr Archiv bleibt. Interform schreibt hinein und liest bei Bedarf auch daraus.

Enthält das Archiv die Daten hinter dem Dokument oder nur das PDF?

Das ist konfigurierbar. Die meisten Kunden archivieren das fertige Dokument - in der Regel PDF. Wenn Sie zusätzlich das Quell-XML oder strukturierte Daten speichern, kann Interform das Archiv nach ERP-Feldern abfragen und mit den gespeicherten Daten bei Bedarf neue Dokumente erzeugen.

Wie hängt die Archivierung mit der E-Rechnung zusammen?

Dieselbe InterformNG2-Engine, die die E-Rechnung erzeugt, kann sie auch ins Archiv schreiben. Für den Versand unterstützt InterformNG2 die Formate Peppol UBL, OIOUBL, XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X.

Loslegen

Sprechen Sie mit Interform über die Archivierung

Ein 30-minütiges Gespräch. Wir gehen Ihre Aufbewahrungsanforderungen, Ihre heutigen Output-Abläufe und Ihre Archivumgebung durch. Danach wissen Sie genau, was sich ändert und was bleibt.

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