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Unterschriften ohne Drucken vereinfachen
Dokumenten- und Transaktionsmanagement erfordert oft Unterschriften. Bisher bedeutet das: Dokumente drucken, Unterschriften einholen und die Dokumente für die Archivierung scannen.
Mit Interform entfällt dieser manuelle Prozess. Interform bereitet das PDF vor, fügt Unterschriftsfelder hinzu und leitet das Dokument zur Unterschrift an einen gewählten E-Signatur-Anbieter weiter. Nach der Unterschrift kommt das Dokument automatisch zur weiteren Verarbeitung zurück.
Kein Drucken, kein Scannen - einfach digital unterschreiben und automatisch archivieren.
Die wichtigsten Vorteile
Geräteunabhängig unterschreiben
Nach der Unterschrift geht das unterschriebene Dokument zur Verteilung oder Archivierung an Interform zurück. Die Dokumente werden als durchsuchbare PDFs gespeichert und stehen sofort zur Verfügung.
Dokumente sofort online verfügbar
Unterschriebene Dokumente werden automatisch archiviert und in der gesamten Organisation bereitgestellt. So haben Teams an allen Standorten und in allen Abteilungen schnellen Zugriff, auch wenn Papierexemplare verloren gehen oder beschädigt werden.
Kosten sparen mit elektronischen Unterschriften
Elektronisches Unterschreiben macht Drucken, Scannen und manuelle Bearbeitung überflüssig. Es reduziert den Papierverbrauch und spart Arbeitszeit im gesamten Freigabeprozess.
Funktionen für elektronische Unterschriften in Interform
- Unterschriftsfähige PDF- und PDF/A-Dateien erstellen
- Elektronische Unterschriftsfelder in Interform hinzufügen
- Automatisierte Workflows vor und nach der Unterschrift
- Geräteunabhängiges Unterschreiben über externe E-Signatur-Anbieter
- Unterstützung für AES- und QES-Signaturen über konforme E-Signatur-Plattformen
- Bessere Datenqualität und einheitlicher Output
- Funktioniert mit ERP-Systemen und anderen angebundenen Anwendungen
Integration mit E-Signatur-Plattformen
Interform bindet externe E-Signatur-Plattformen über Standardschnittstellen an. So können Organisationen ihre bevorzugte oder bereits vorhandene E-Signatur-Lösung nutzen, während Vorbereitung, Weiterleitung und Nachbearbeitung der Dokumente in Interform bleiben.
Zusätzlich bietet Interform eine native Integration mit eSignAnyWhere von Namirial. Damit erhalten Sie einen eng integrierten E-Signatur-Ablauf ohne individuelle Entwicklung. Das ist eine sofort nutzbare Option für Organisationen, die eine bewährte E-Signatur-Lösung direkt in ihre Output-Prozesse einbinden möchten.
So vermeiden Sie eine Bindung an einen Anbieter und erhalten trotzdem eine vollständig unterstützte native Integration.
Lösungsbeispiel: Elektronische Unterschrift bei der Warenabholung im Lager
Bei der Übergabe von Waren im Lager muss der Fahrer oft einen Abholschein unterschreiben. Statt zu drucken, zu unterschreiben und zu scannen, erstellt Interform ein unterschriftsfähiges PDF und sendet es an die gewählte E-Signatur-Lösung.
Nach der Unterschrift kommt das Dokument automatisch zurück und wird archiviert. Eine Kopie kann elektronisch per E-Mail an den Spediteur gehen, und bei Bedarf kann ein gedrucktes Exemplar für den Fahrer die Ware begleiten.
Das beschleunigt die Übergabe und verringert das Risiko verlorener oder beschädigter Papiere.
Lösungsbeispiel: Autohaus
Ein Autohaus benötigt oft Verträge, Vereinbarungen oder Lieferbestätigungen, die Kunden unterschreiben. Interform erstellt das Dokument, fügt Unterschriftsfelder hinzu und übergibt es an den E-Signatur-Anbieter.
Kunden können online oder im Autohaus auf einem Tablet, Smartphone oder Computer unterschreiben. Das unterschriebene Dokument kommt automatisch zurück und wird archiviert. Das unterstützt rechtskonforme Unterschriften und reduziert den Papieraufwand im Verkauf.