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E-Mail-Kommunikation war noch nie so einfach
Mit der E-Mail-Funktion von Interform verteilen Sie vielfältigen Output - zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge und Versandbenachrichtigungen - direkt aus ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen. Durch die Automatisierung dieser Abläufe verringern Sie den Verwaltungsaufwand und machen die Output-Zustellung effizienter.
Interform verbindet sich mit den SMTP(S)-Mailservern Ihrer Organisation. So ist der E-Mail-Versand einfach und transparent. Sie können mehrere SMTP-Gateways konfigurieren, um eine zuverlässige und flexible Kommunikation zu unterstützen.
Mit Interform gestalten Sie Nur-Text- oder HTML-E-Mails, mit oder ohne Anhänge. Mit Variablen passen Sie PDF-Dateinamen an und legen Verteilmethoden auf Basis von ERP- oder Anwendungsdaten fest (XML, SCS, AFPDS usw.).
Sie können auch personalisierte E-Mail-Inhalte dynamisch erzeugen, die den angehängten Output begleiten.
Personalisierte E-Mails
Personalisierte Kommunikation hilft, Öffnungsraten, Klickraten und die Kundenzufriedenheit insgesamt zu verbessern. Mit Interform ist das einfach umzusetzen.
Mit Interform erstellen Sie vollständig anpassbare E-Mail-Vorlagen. Jede E-Mail kann mit Logos, angepassten Betreffzeilen und personalisierten Inhalten Ihrem Markenauftritt entsprechen.
Noch einen Schritt weiter gehen Sie mit zeitgesteuertem E-Mail-Versand und automatischen Auslösern. Output kann zu bestimmten Zeiten oder bei bestimmten Ereignissen per E-Mail versendet werden - zum Beispiel eine Auftragsbestätigung direkt nach Abschluss des Kaufs. So kommunizieren Sie rechtzeitig und reduzieren manuelle Arbeit.
Mit erweiterter Verteillogik richten Sie regelbasierten E-Mail-Versand ein. Output geht anhand festgelegter Kriterien an die richtigen Empfänger - zum Beispiel Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung oder Versandbenachrichtigungen an das Logistikteam.
E-Mail-Texte direkt im Interform Designer gestalten
Mit Interform gestalten Sie den E-Mail-Text direkt in demselben grafischen Designer, den Sie für Dokumente und Etiketten verwenden. Sie erstellen HTML- oder Nur-Text-Layouts mit Ihrem Markenauftritt, Logos, Tabellen, variablen Feldern und bedingten Abschnitten.
So bleibt Ihre Kommunikation einheitlich, ohne externe Tools oder manuelle Formatierung.
Den ERP-Benutzer als Absender verwenden
In vielen ERP-Systemen werden E-Mails von einer gemeinsamen Absenderadresse gesendet, oft einem No-Reply-Postfach. Das schränkt die Kommunikation ein, und Zustellprobleme und Antworten landen meist bei der IT.
Mit Interform kann der ERP-Benutzer als Absender der E-Mail eingetragen werden. Das ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Ihrer Organisation und Kunden oder Partnern. Antworten und Zustellfehler gehen an den Benutzer zurück, der schnell reagieren oder Stammdaten selbst korrigieren kann.
Das verbessert die Qualität der Kommunikation und entlastet die IT.
Die Nachricht in den E-Mail-Text schreiben - nicht nur in ein PDF
Beim Standard-E-Mail-Versand aus dem ERP wird die eigentliche Nachricht oft als PDF-Anhang gesendet, mit nur einem kurzen, festen Text in der E-Mail.
Interform bietet die Möglichkeit, die vollständige Nachricht mit strukturierten und personalisierten Inhalten direkt in den E-Mail-Text zu schreiben. Anhänge bleiben optional und können bei Bedarf weiterhin beigefügt werden.
So wählen Sie je nach Art der Nachricht oder Benachrichtigung den wirksamsten Weg der Kommunikation.
Prüfen und ergänzen vor dem Senden
Für bestimmte Anwendungsfälle, etwa die Kommunikation mit Kunden, bereitet Interform E-Mails automatisch vor und zeigt sie dem Benutzer vor dem Senden an.
Der Benutzer kann den Inhalt prüfen, Informationen ergänzen oder anpassen und die E-Mail dann manuell senden. Diese Flexibilität bieten Standard-E-Mail-Lösungen im ERP in der Regel nicht.
Protokollierung und Fehlerbehandlung
Interform protokolliert alle E-Mail-Vorgänge detailliert, einschließlich SMTP-Antworten, Zustellstatus und Validierungsprüfungen. Fehlgeschlagene E-Mails können markiert, erneut gesendet oder über alternative SMTP-Gateways geleitet werden.
Administratoren prüfen die Protokolle zentral. Das erleichtert die Fehlersuche und sorgt für stabile E-Mail-Abläufe.
E-Mail-Funktionen von Interform
- Unterstützt mehrere SMTP- und SMTPS-Konten
- Unterstützung für Bcc, Cc und Gruppen
- Unterstützung für SSL und STARTTLS
- HTML- und Nur-Text-E-Mails
- Variable und bedingte Inhalte
- Signatur-Optionen wie in Outlook
- Benennung von PDF-Dateien
- Externe Dateien anhängen
- Eingebettete Bilder
- Unterstützung für Unicode und DBCS