Auto Nagel ersetzt eine vorlagenlastige Lösung durch regelbasierten Dokumenten-Output
Eine Autohandelsgruppe mit mehreren Marken vereinheitlicht den Dokumenten-Output an 18 Standorten. Ein einziger Satz Vorlagen passt sich automatisch an die richtige Marke, den Standort und die Dokumentart an.
- Branche
- Automobilhandel
- Geschäftsbereich
- Autohandelsgruppe mit mehreren Marken
- Land
- Deutschland
- Standorte
- 18
Kundenprofil
Auto Nagel ist eine Automobilhandelsgruppe mit mehreren Marken, die in Deutschland mit rund 700 Mitarbeitenden an 18 Standorten tätig ist. Zum Portfolio gehören führende Marken wie Land Rover, Volvo, Kia, Mercedes-Benz und Lamborghini.
Viele gemeinsame Geschäftsfunktionen steuert Auto Nagel über Nagel Services, eine zentrale Organisation, die alle Standorte der Gruppe unterstützt. Dazu gehören Bereiche wie Finanzen, Lohnabrechnung, Marketing, Vertriebsunterstützung und Controlling. Durch die zentrale Steuerung dieser Funktionen sorgt Auto Nagel für einheitliche Prozesse und Systeme im gesamten Händlernetz.
Auch Technologieentscheidungen, die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen betreffen, werden zentral getroffen. Für Jens Nöring, Geschäftsführer von Nagel Services, bedeutet das, dafür zu sorgen, dass die Systeme skalierbar, zuverlässig und bereit für das weitere Wachstum des Unternehmens sind.
Die Herausforderung
Vor der Einführung von Interform steuerte Auto Nagel den Dokumenten-Output über eine Kombination aus älteren Tools und selbst entwickelter Software.
Dokumente aus dem Dealer-Management-System wurden mit Hintergrund-PDFs und manuell gestalteten Layouts kombiniert. Mit der Zeit entstand so eine komplexe Struktur. Jede Marke, jeder Standort und jeder Fall brauchte oft eine eigene Vorlage, und Sonderfälle - etwa Exportrechnungen, Leasinggesellschaften oder kundenspezifische Anforderungen - führten regelmäßig zu zusätzlichen Formularen.
Mit dem Wachstum auf mehrere Standorte und Marken stieg die Zahl der Vorlagen immer weiter. Selbst kleine Änderungen, etwa aufgrund neuer Vorschriften oder Layoutanpassungen, konnten Änderungen an vielen verschiedenen Dokumenten erfordern.
Das System war zudem von manuellen Schritten abhängig. Mitarbeitende mussten teilweise bestimmte Vorlagen auswählen oder Informationen ergänzen, damit die Dokumente die richtigen rechtlichen oder steuerlichen Angaben enthielten. Das erschwerte die Pflege der Prozesse und erhöhte das Risiko von Unstimmigkeiten.
Mit mehreren Marken, Standorten und sich ändernden gesetzlichen Anforderungen brauchte Auto Nagel einen besser skalierbaren und zuverlässigeren Ansatz für das Dokumentenmanagement.
Das Projekt
Auto Nagel führte Interform als zentrale Output Management Plattform ein und ersetzte die vorlagenlastige Lösung durch ein regelbasiertes Dokumentensystem.
Statt für jeden Fall eigene Vorlagen zu pflegen, führte das Unternehmen einheitliche Dokumentlayouts für die gesamte Gruppe ein. Unterschiede wie Markenauftritt, rechtliche Angaben und Standortdaten werden jetzt über Parameter und Geschäftsregeln gesteuert.
So passt sich eine einzige Vorlage automatisch an die richtige Marke, den Standort und die Dokumentart an.
Mit Interform konnte Auto Nagel außerdem Geschäftslogik direkt in die Dokumente einbauen. So können Exportrechnungen automatisch den richtigen Rechtstext enthalten und die erforderlichen Steuersicherheiten auf Basis von Kunden- und Transaktionsdaten berechnen. Aufgaben, die früher manuelle Berechnungen erforderten, werden jetzt automatisch im Dokumentenprozess erledigt.
Die Einführung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Interform Beratern in Form von Workshops. Vom Projektstart bis zur vollständigen Einführung dauerte es rund neun Monate, und der erste Go-live fand parallel zur Eröffnung neuer Standorte statt.
Die Ergebnisse
Interform hat das Dokumentenmanagement bei Auto Nagel von einer wartungsintensiven Aufgabe in eine automatisierte Prozessebene verwandelt, die das gesamte Unternehmen unterstützt.
Dadurch ist das Dokumentenmanagement deutlich leichter zu pflegen und zu skalieren. Ein einziger Satz gruppenweiter Vorlagen passt sich heute automatisch an verschiedene Marken, Standorte und Fälle an. Das System ist wesentlich stabiler, und der Verwaltungsaufwand für die Pflege und Aktualisierung der Dokumente ist drastisch gesunken.
Das hat mehrere wichtige Vorteile gebracht:
- Schnellere Eröffnung neuer Standorte - neue Standorte können innerhalb eines einzigen Tages in Betrieb gehen, statt wie bisher in rund einer Woche
- Ein stabilerer und zuverlässigerer Dokumentenprozess, bei dem Geschäftsregeln automatisch für die richtigen rechtlichen und steuerlichen Angaben sorgen
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand, weil die Vorlagen jetzt zentral gepflegt werden statt in Dutzenden von Formularen
- Geringere Druckkosten, an einigen Standorten mit rund 50% weniger Druckern
- Mehr digitale Kundenkommunikation, weil Rechnungen und Dokumente zunehmend elektronisch zugestellt werden
- Einführung der digitalen Unterschrift für mehrere Dokumentarten, einschließlich automatischer Archivierung. Das verringert den Druckbedarf, vereinfacht Freigabe-Workflows und verbessert die Compliance
Mit Interform hat Auto Nagel außerdem die elektronische Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung) an allen Standorten eingeführt. So erfüllt das Unternehmen die sich ändernden gesetzlichen Anforderungen bei einheitlichen Dokumentenprozessen.
Interform hat uns geholfen, eine komplexe Dokumentenlandschaft durch ein skalierbares System zu ersetzen, das sich automatisch an verschiedene Marken, Standorte und Anforderungen anpasst.
Jens Nöring, Geschäftsführer, Nagel Services
Ausblick
Auto Nagel baut den Einsatz von Interform im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie weiter aus.
Geplant ist unter anderem die Anbindung weiterer Herstellersysteme, damit auch Dokumente aus externen Plattformen über Interform einheitlich verarbeitet und archiviert werden. Außerdem prüft das Unternehmen weitere Automatisierung, darunter digitale Vertragsprozesse und eine tiefere Integration der Workflows.
Für Auto Nagel ist das Ziel klar: weniger Verwaltungsarbeit, damit sich die Mitarbeitenden stärker um die Kunden kümmern können statt um Papierkram.
Sprechen Sie mit Interform über Ihren ERP-Output
Ein Gespräch von 30 Minuten. Wir sehen uns die Dokumente an, die Ihr ERP heute erzeugt, welche davon noch manuell bearbeitet werden müssen und was InterformNG2 als Erstes automatisieren würde. Danach wissen Sie, was sich ändern würde und was bleibt, wie es ist.
