AMEFA vereinfacht die E-Rechnung in mehreren Formaten mit Interform
Wie AMEFA der deutschen Pflicht zuvorkam und eine Output-Lösung aufgebaut hat, die sich anpasst, sobald ein Kunde ein bestimmtes Format verlangt.
- Branche
- Großhandel
- Geschäftsbereich
- Besteck, Tischkultur und Küchenzubehör
- Land
- Deutschland
- ERP
- IFS Cloud
Kundenprofil
AMEFA ist ein Großhändler für Besteck, Tischkultur und Küchenzubehör für den Haushalt. Das Unternehmen entwirft und verkauft eigene Marken sowie eine sorgfältig ausgewählte Auswahl führender Fremdmarken und beliefert Kunden aus Handel und Gastronomie in ganz Europa. Mit mehr als 90 Jahren Firmengeschichte und Wurzeln in der Solinger Besteckindustrie hat sich AMEFA einen Ruf als verlässlicher Lieferant für Küchen, Tische und Gastronomiebetriebe jeder Größe erarbeitet.
AMEFA nutzt IFS Cloud als zentrales ERP. Der Dokumenten-Output läuft über InterformNG2, das Tag für Tag Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Lageretiketten verarbeitet.
Die Herausforderung
Vor Interform wurden Rechnungen direkt aus dem ERP erzeugt und als PDF-Anhang per E-Mail versendet. Das funktionierte, doch das Team von AMEFA stieß immer wieder auf zwei Probleme. Der Dokumentendesigner des ERP war schwer zu bedienen und erforderte selbst für kleine Änderungen mühsames Ausrichten Zelle für Zelle. Die Logik für die Wahl des richtigen Layouts und des richtigen Empfängers war begrenzt. Es war schwierig, Dokumente wie eine Auftragsbestätigung an eine Adresse und die Rechnung an eine andere zu senden. Ein einziges Logo galt für jeden Output, ohne einfache Möglichkeit, es pro Kunde oder pro Dokument zu ändern.
Interform wurde eingeführt, um diese Probleme zu lösen, und als die E-Rechnung ganz oben auf die Tagesordnung rückte, verarbeitete es bereits den zentralen Dokumenten-Output von AMEFA. Das IT-Team hatte den Zeitplan für die deutsche E-Rechnungspflicht genau verfolgt und früh gehandelt - lange bevor ein Kunde danach gefragt hatte. Als die erste Anfrage vor rund drei Jahren kam, wusste das Team bereits, dass ZUGFeRD, XRechnung und weitere europäische Formate dazugehören würden. Die Frage war nicht, ob man handelt, sondern wie man die kommenden Formate abdeckt - und wie schnell sich ein neues Format aktivieren lässt, wenn ein Kunde das nächste Mal danach fragt.
Das Projekt
Da Interform bereits im Einsatz war und die Integration mit IFS gut lief, war es nach den Worten des Teams eine naheliegende Entscheidung, dieselbe Plattform auch für die E-Rechnung zu nutzen. Dass Interform die neuen Formate ohne ein weiteres Tool - und ohne eine weitere Anbieterauswahl - übernehmen konnte, war für sich schon ein echter Vorteil.
ZUGFeRD kam zuerst. Die Einrichtung erfolgte gemeinsam mit dem Interform Team und wurde beim ersten Kunden mit nur kleinen Anpassungen am Mapping bestätigt. Es folgte XRechnung, angestoßen durch Kunden aus dem öffentlichen Sektor, für die das Format Pflicht ist. Christoph Lueg, IT-Leiter, verantwortet die Interform Umgebung, und Matthias Weber, IT-Support, hat die jüngste praktische Arbeit geleitet - darunter die Umsetzung eines weiteren Formats, das derzeit für einen Kunden getestet wird, der die universelle UBL-Variante verlangt.
Der Einsatz von Interform geht heute weit über die Rechnungsstellung hinaus. Lieferscheine werden mit marktplatzspezifischem Branding erzeugt - mit unterschiedlichen Logos und unterschiedlicher steuerlicher Behandlung -, passend zum wachsenden Geschäft von AMEFA über große Marktplätze. Im Lager steuert InterformNG2 den Etikettendruck für die Palettenkennzeichnung und die Logistik. Was als Lösung für Probleme beim Dokumenten-Output im ERP begann, ist Jahr für Jahr zum Rückgrat der Dokumenten-Workflows von AMEFA geworden.
Die Ergebnisse
Einen neuen Kunden für die E-Rechnung freizuschalten, bedeutet heute nur noch, eine Kundennummer in eine Liste einzutragen. Beim nächsten Dokument wird automatisch das richtige Format ausgegeben. Derzeit erhalten rund 25 Kunden ZUGFeRD-Rechnungen, und bis Ende 2026 soll ZUGFeRD für jeden Stammkunden zum Standard werden - jeder Empfänger erhält ein lesbares PDF zusammen mit der XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung.
Für das Finanzteam von AMEFA hat sich die tägliche Arbeit nicht verändert. Rechnungen sehen weiterhin richtig aus und erreichen die richtigen Personen, und der Formatwechsel geschieht in der Output-Ebene, ohne die Geschäftsabläufe zu berühren. Die Compliance-Pflichten wurden für jeden Kunden, der eine E-Rechnung verlangt hat, rechtzeitig erfüllt, und Kunden aus dem öffentlichen Sektor werden ohne eigenes Projekt über XRechnung bedient.
Das herausragende Ergebnis ist jedoch, wie reibungslos Interform läuft. Christoph beschreibt es als die Software, um die sich AMEFA keine Sorgen machen muss - sie funktioniert einfach, egal was das Team von ihr verlangt. Vorlagenänderungen, die im ERP-Designer früher Stunden dauerten, sind heute unkompliziert. Die Zuverlässigkeit ist sehr hoch. Und jede neue Anforderung, vom neuen Marktplatz bis zum neuen Rechnungsformat, ließ sich in derselben Plattform umsetzen, ohne etwas anderes zu beeinträchtigen.
"Interform ist die Software, die immer funktioniert. Egal welchen Anwendungsfall wir ihr geben, sie funktioniert einfach richtig gut. Für uns war es selbstverständlich, Interform auch als Plattform für die E-Rechnung zu nutzen."
Christoph Lueg, IT Manager, AMEFA
Ausblick
AMEFA plant, bis Ende 2026 alle Kunden standardmäßig auf ZUGFeRD umzustellen, vom Opt-in zur Ausgabe für alle. Wenn weitere EU-Vorgaben kommen - bei der E-Rechnung und darüber hinaus -, will das Team sie in derselben Lösung umsetzen, ohne eine weitere Tool-Auswahl.
Dieselbe Funktion in der Gruppe breiter auszurollen, wäre ebenfalls unkompliziert. Die technische Grundlage ist vorhanden, die Vorlagen existieren, und dieselbe ERP-Integration steht zur Verfügung - eine neue Formatanforderung in einem anderen Teil der Gruppe würde also mit einer funktionierenden Lösung beginnen statt mit einem leeren Blatt.
Sprechen Sie mit Interform über Ihren ERP-Output
Ein Gespräch von 30 Minuten. Wir sehen uns die Dokumente an, die Ihr ERP heute erzeugt, welche davon noch manuell bearbeitet werden müssen und was InterformNG2 als Erstes automatisieren würde. Danach wissen Sie, was sich ändern würde und was bleibt, wie es ist.
