Rechnungen und Lieferscheine in jeder Sprache, aus einem ERP

Die meisten ERP-Systeme speichern die Daten einer Rechnung, aber nicht die Texte darum herum. Überschriften, Feldbezeichnungen, Zahlungsbedingungen und rechtliche Hinweise sind fester Text im Layout. Wer in vielen Ländern verkauft, merkt genau hier den Aufwand: Jede neue Sprache bedeutet oft eine neue Kopie jedes Layouts.

Das Problem: ein ERP, viele Sprachen

Ein häufiger Ausgangspunkt ist ein Layout pro Sprache. Das funktioniert bei zwei oder drei Sprachen. Es skaliert nicht. Ein Unternehmen mit fünf Dokumentenarten in 15 Sprachen pflegt am Ende schnell 75 Layouts. Ein neues Logo, eine neue Bankverbindung oder geänderte Zahlungsbedingungen müssen dann 75 Mal umgesetzt und 75 Mal getestet werden.

Das Ergebnis kennen die meisten IT-Teams: Kleine Änderungen warten auf Entwicklerzeit, die Länder entwickeln sich auseinander und Dokumente für kleinere Märkte bleiben zurück.

Was sich von Land zu Land ändert

Die Sprache ist nur ein Teil davon. Ein Dokument, das in einem Land korrekt ist, kann im nächsten falsch sein, wegen:

• Fester Text - Überschriften, Feldbezeichnungen, Zahlungsbedingungen und Fußzeilen.
• Formate - Datum, Zahlen, Dezimaltrennzeichen und Währungen.
• Rechtliche und steuerliche Hinweise - Umsatzsteuerhinweise, Reverse-Charge-Texte und Registerangaben.
• Layoutregeln - Adressformate und Papierformate, zum Beispiel A4 oder US Letter.
• Zeichensätze - Kyrillisch, Griechisch, Arabisch, Hebräisch, Thailändisch, Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch brauchen Schriften, die diese Zeichen enthalten.
• Zustellung - Druck, E-Mail oder eine strukturierte E-Rechnung, je nach Kunde und Land.

Drei Wege, wie Unternehmen damit umgehen

Wie eine Vorlage jede Sprache abdeckt

1. Das ERP sendet die Daten mit einem Sprach- oder Ländercode, zum Beispiel die Sprache des Kunden aus den Stammdaten.
2. Die Vorlage liest diesen Code. Es gibt ein Layout, nicht eines pro Sprache.
3. Fester Text kommt aus Übersetzungsdateien, eine Datei pro Sprache, alle mit denselben Schlüsseln. Fehlt ein Text in einer Sprache, wird ein Ersatztext verwendet, damit das Dokument nie leer bleibt.
4. Länderspezifische Blöcke erscheinen nach Regeln, etwa ein rechtlicher Hinweis, der nur in einem Land gilt.
5. Schriften, die den Zeichensatz abdecken, werden verwendet und eingebettet, damit das Dokument am Bildschirm, im PDF und auf Papier gleich aussieht.
6. Das fertige Dokument wird zugestellt - über den Kanal, den der Kunde braucht: Druck, E-Mail oder E-Rechnung.

So unterstützt InterformNG2 mehrsprachigen Output

InterformNG2 ist eine Output-Management-Plattform, die neben Ihrem ERP läuft. Sie ist für genau dieses Muster gebaut:

• Übersetzungsdateien in der Library - eine Datei pro Sprache. Ein Übersetzungselement im Designer und die integrierte Funktion ng:translation wählen den passenden Text nach Sprache, mit einem Ersatzwert, wenn ein Schlüssel fehlt.
• Übersetzer arbeiten ohne Zugang zum System - Übersetzungsdateien lassen sich nach Excel und XLIFF exportieren und wieder importieren. XLIFF ist das Standardformat, mit dem Übersetzungsbüros arbeiten. Die Dateien lassen sich auch direkt in der InterformNG2 Library bearbeiten.
• Volle Unicode-Unterstützung (DBCS) in allen Output-Kanälen, unter anderem für Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Thailändisch, Russisch, Griechisch, Arabisch und Hebräisch.
• Jede TrueType-Schrift, eingebettet oder referenziert, damit der Output auf Druckern und im PDF gleich aussieht.
• Barcodes wie Code 128, GS1-128, DataMatrix und QR-Code auf Dokumenten und Etiketten in jeder Sprache.
• Keine ERP-Anpassung - InterformNG2 arbeitet mit SAP, Infor, Microsoft Dynamics, IBM i und anderen ERP-Systemen. Die Sprachlogik liegt in der Vorlage, nicht im ERP-Code.

Checkliste vor dem Start

• Listen Sie Ihre Dokumentenarten und die Länder und Sprachen auf, die jede davon braucht.
• Sammeln Sie jeden festen Text in einer Liste von Schlüsseln, bevor jemand übersetzt.
• Legen Sie eine Ersatzsprache für fehlende Texte fest.
• Prüfen Sie, welche Zeichensätze jedes Land braucht und welche Schriften sie abdecken.
• Lassen Sie rechtliche und steuerliche Texte pro Land von der Finanzabteilung oder einem lokalen Berater freigeben.
• Legen Sie fest, wer für die Übersetzungen verantwortlich ist und wie Übersetzer Dateien erhalten und zurückgeben.
• Testen Sie mit echten ERP-Daten aus jedem Land, nicht nur mit Beispieldaten.

Häufige Fragen

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