Erfüllen Sie regulatorische, Kunden- und Branchenanforderungen, ohne Ihr ERP anzupassen

Heute bestimmen Kunden, Partner und Behörden, wie Ihre Dokumente aussehen und sich verhalten müssen. Rechnungen, Etiketten und Nachrichten müssen strenge und sich ändernde Anforderungen in allen Märkten erfüllen. Standard-ERP-Werkzeuge kommen da oft nicht mit.

Die Herausforderung

Früher haben Unternehmen selbst entschieden, wie Dokumente und Etiketten aussehen. Heute entscheiden oft Kunden, Lieferanten und Behörden für Sie. Rechnungen müssen bestimmte Felder enthalten und bestimmten Validierungsregeln folgen, Etiketten müssen Kundenvorlagen entsprechen, und Dokumente müssen nationale und branchenspezifische Standards erfüllen. Diese Anforderungen kommen oft von außen und ändern sich mit der Zeit in allen Märkten.

Unternehmen in vielen Branchen müssen Output erzeugen, der strengen regulatorischen, kunden- oder marktspezifischen Regeln folgt. Standard-ERP-Werkzeuge kommen mit diesen Anforderungen oft nicht zurecht. Das führt zu dauerhaften betrieblichen und regulatorischen Herausforderungen.

Warum Compliance und Spezialformate Herausforderungen schaffen

Output-Anforderungen unterscheiden sich zwischen Ländern, Branchen und sogar einzelnen Kunden und Lieferanten. Dazu können gehören:

Oft unterscheidet sich nicht nur das Dokumentenformat, sondern auch der Prozess: Übermittlungswege, Routing, Validierung, Umgang mit Antworten und Anforderungen an die Archivierung. Manche Regionen arbeiten mit Formaten wie PEPPOL, XRechnung oder OIOUBL. Andere setzen auf Branchenstandards oder eigene Kundenformate. Strukturen, Felddefinitionen und Validierungsregeln können sich deutlich unterscheiden, selbst bei derselben Dokumentenart.

Deshalb braucht ein Unternehmen unter Umständen mehrere Versionen derselben Rechnung, desselben Etiketts oder desselben Lieferdokuments, um lokale Erwartungen zu erfüllen.

Warum Standard-ERP-Werkzeuge an Grenzen stoßen

ERP-Systeme sind für die Transaktionsverarbeitung gebaut. Ihre Output-Funktionen erzeugen in der Regel einfache Dokumente für genau diese eine Anwendung. In der Praxis ist Output aber oft unternehmensspezifisch, nicht anwendungsspezifisch. Das wird zum Problem, wenn Sie in mehreren Ländern, Branchen oder Systemen arbeiten.

Wenn sich Anforderungen ändern, greifen Teams oft zu Übergangslösungen, manuellen Korrekturen oder ERP-spezifischen Anpassungen. Mit der Zeit steigt so der Wartungsaufwand, und es wird schwerer, schnell zu reagieren, wenn ein neuer Markt, ein neuer Kunde oder eine neue Vorschrift neue Anforderungen bringt.

Beispiele für verbreitete Dokumentenstandards weltweit

Die folgenden Beispiele zeigen die Vielfalt an Dokumenten- und Datenstandards, die Unternehmen unter Umständen unterstützen müssen. Die Liste ist nicht vollständig.

Betriebliche Folgen von Formatproblemen

Wenn Dokumente oder die zugehörigen Prozesse die geforderten Standards nicht erfüllen, sind die Folgen sofort spürbar. Typische Folgen:

Diese Probleme bremsen den Betrieb und erhöhen den Wartungsaufwand.

Ein besserer Weg, Compliance und Spezialformate zu steuern

Dieser Ansatz bietet Ihnen:

Bleiben Sie sich ändernden Dokumentanforderungen voraus

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