Leitfaden
Output-Management-Software auswählen: eine Checkliste
Output-Management-Software erstellt und verteilt die Geschäftsdokumente, die Ihr ERP erzeugt: Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Etiketten und E-Rechnungen. Diese Checkliste hilft Ihnen, Lösungen nach den Punkten zu vergleichen, die nach dem Go-live zählen.
Output Management ist ein weiter Begriff. In diesem Leitfaden geht es um den Dokumenten-Output aus Geschäftssystemen - nicht um den Produktions-Output in der Fertigungsplanung und nicht um das Management einer Druckerflotte. Wenn Ihre Frage lautet, wie korrekte Dokumente und Etiketten aus Ihrem ERP an den richtigen Drucker, in das richtige Postfach oder in das richtige E-Rechnungsnetzwerk kommen, ist dieser Leitfaden für Sie.
Was Output-Management-Software leistet
Ihr ERP hält die Daten. Output-Management-Software macht daraus fertige Dokumente und stellt sie zu. Eine typische Plattform:
- Übernimmt Daten aus einem oder mehreren ERP-Systemen.
- Führt sie in Vorlagen für Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Etiketten und Berichte zusammen.
- Stellt das Ergebnis per Druck, E-Mail, PDF, Archiv oder strukturierter E-Rechnung zu.
- Wendet Regeln an: welcher Kunde welches Format erhält, welcher Drucker, welche Sprache.
Eine ausführlichere Einführung finden Sie unter Was ist Output Management.
Woran Sie erkennen, dass Sie eine eigene Lösung brauchen
- Kleine Layoutänderungen warten wochenlang auf Entwicklerzeit.
- Sie betreiben mehr als ein ERP oder wechseln von einem ERP zu einem anderen.
- Etiketten und Dokumente werden auf vielen Druckern an mehreren Standorten gedruckt.
- Kunden verlangen eigene Formate oder Dokumente per E-Mail statt auf Papier.
- E-Rechnungspflichten in Ihren Märkten verlangen strukturierte Formate.
- Sie versenden Dokumente in mehreren Sprachen mit länderspezifischen Layouts.
Trifft nichts davon zu, reichen die Output-Werkzeuge Ihres ERP möglicherweise aus. Unser Leitfaden Wenn Standard nicht reicht behandelt diese Entscheidung ausführlicher.
Die wichtigsten Arten von Lösungen
| Art | Gebaut für | Passt gut, wenn |
|---|---|---|
| ERP-eigene Output-Werkzeuge | Formulare innerhalb eines ERP | Ein ERP, Standardlayouts und ein internes Team, das die Formularwerkzeuge des ERP beherrscht |
| Etikettensoftware | Gestaltung und Druck von Etiketten | Etiketten sind der Hauptbedarf, auf einer begrenzten Zahl von Druckern |
| Customer Communications Management (CCM) | Personalisierte Kundenkommunikation, oft bei Banken und Versicherungen | Marketing- und Servicebriefe über viele digitale Kanäle |
| ERP-unabhängige Output-Management-Plattformen | Geschäftsdokumente und Etiketten aus jedem ERP | Mehrere Dokumentenarten, Etiketten, E-Rechnung, viele Drucker oder mehrere ERP-Systeme |
Die Arten überschneiden sich. Viele Unternehmen kombinieren sie, zum Beispiel ein ERP-eigenes Werkzeug für einige interne Berichte und eine Output-Management-Plattform für Kundendokumente und Etiketten.
Die Checkliste: 10 Fragen an Anbieter
1. Mit welchen ERP-Systemen arbeitet die Lösung?
Prüfen Sie Ihr aktuelles ERP und jedes ERP, zu dem Sie wechseln könnten. Eine Plattform, die über ERP-Systeme hinweg arbeitet, schützt Ihre Vorlagen bei einer Migration.
FragenWelche Ihrer Kunden setzen unser ERP in unserer Version ein?
2. Braucht sie Änderungen am ERP?
Jede ERP-Anpassung muss bei jedem Upgrade mitgepflegt werden.
FragenWas genau muss in unserem ERP installiert oder geändert werden?
3. Wer kann eine Vorlage ändern?
Wenn nur Entwickler ein Layout ändern können, stauen sich kleine Änderungen.
FragenKönnen Sie in der Demo zeigen, wie ein Fachanwender ein Layout ändert?
4. Welche Output-Kanäle sind abgedeckt?
Druck, E-Mail, PDF und PDF/A, Etiketten, Archiv und strukturierte Dateien. Eine Lösung für alle bedeutet ein Regelwerk.
FragenWelche Kanäle sind enthalten, und welche kosten extra?
5. Wie wird die E-Rechnung abgedeckt?
Achten Sie auf die Formate, die Ihre Märkte verlangen, und auf die Validierung vor dem Versand.
FragenWelche Formate unterstützen Sie, und wie binden Sie unseren Access Point an?
6. Etiketten, Barcodes und Drucker
Prüfen Sie die Barcodetypen und Druckersprachen, die Sie heute nutzen, und wie Druckaufträge zwischen Standorten verteilt werden.
FragenKönnen Sie unsere heutigen Etiketten auf unseren heutigen Druckern drucken?
7. Sprachen und Zeichensätze
Eine Vorlage pro Sprache skaliert nicht. Siehe unseren Leitfaden zu mehrsprachigem Output.
FragenWie viele Vorlagen brauchen wir für 10 Sprachen?
8. Wo läuft die Lösung?
On-Premises, in der Cloud oder hybrid, und auf welchen Betriebssystemen. Das ist wichtig, wenn Sie IBM i einsetzen oder strenge Datenvorgaben haben.
FragenLäuft sie bei Bedarf auf unserer Plattform und in unserem Rechenzentrum?
9. Monitoring und Betriebskontinuität
Wenn der Output stoppt, warten die Lkw. Prüfen Sie, wie Fehler gemeldet werden und was passiert, wenn ein Drucker oder eine Verbindung ausfällt.
FragenWie sehen wir ein fehlgeschlagenes Dokument, und wie versenden wir es erneut?
10. Referenzen und Support
Referenzen in Ihrer Branche und auf Ihrem ERP zählen mehr als Funktionslisten. Ebenso, wer Sie nach dem Go-live unterstützt.
FragenKönnen wir mit einem Kunden wie uns sprechen? Wer unterstützt uns, und in welcher Sprache?
So vergleichen Sie fair
- Schreiben Sie Ihre fünf wichtigsten Dokumente auf und die Probleme, die Sie heute damit haben.
- Wählen Sie zwei oder drei Lösungen der passenden Art aus, anhand der Tabelle oben.
- Testen Sie mit Ihren eigenen Dokumenten und Daten, nicht mit den Demodateien des Anbieters.
- Beziehen Sie die Menschen ein, die den Output nutzen - Finanzbereich, Lager, Kundenservice und IT.
- Schätzen Sie den Umstieg ab: wie viele Vorlagen Sie heute haben und wie sie neu aufgebaut oder migriert werden.
- Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre, einschließlich Lizenzen, Einführung und der internen Zeit für die Pflege der Vorlagen.
Wo InterformNG2 passt - und wo nicht
InterformNG2 ist eine ERP-unabhängige Output-Management-Plattform von Interform A/S mit mehr als 4.500 Installationen weltweit. Interform ist seit 1987 auf Output Management spezialisiert.
- Gut geeignet für Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Etiketten und E-Rechnungen aus SAP, Infor, Microsoft Dynamics, IBM i und anderen ERP-Systemen, auch für Unternehmen mit mehr als einem ERP.
- Läuft auf Windows, Linux und IBM i, On-Premises oder in der Cloud.
- Nicht die naheliegende Wahl, wenn Ihr Hauptbedarf personalisierte Marketingkommunikation über viele digitale Kanäle ist. Dafür ist eine CCM-Plattform gebaut.
- Möglicherweise mehr als nötig, wenn Sie nur wenige Etikettenformate von einem PC aus drucken. Dann reicht eventuell Etikettensoftware.
Häufige Fragen
Was ist Output-Management-Software?
Software, die Daten aus ERP- und anderen Geschäftssystemen in fertige Dokumente und Etiketten umwandelt und sie per Druck, E-Mail, PDF, Archiv oder E-Rechnung zustellt.
Ist Output Management dasselbe wie der Produktions-Output in der Fertigung?
Nein. In diesem Zusammenhang bedeutet Output Management den Dokumenten-Output - Rechnungen, Lieferscheine, Etiketten und ähnliche Dokumente - nicht die Menge, die eine Produktionslinie herstellt.
Was ist der Unterschied zwischen Output Management und CCM?
CCM (Customer Communications Management) konzentriert sich auf personalisierte Kundenkommunikation wie Briefe und Kontoauszüge über digitale Kanäle. Output Management konzentriert sich auf operative Geschäftsdokumente und Etiketten aus ERP-Systemen.
Kann unser ERP das allein?
Oft ja, bei einer kleinen Zahl von Standarddokumenten in einem ERP. Eine eigene Lösung lohnt sich bei vielen Layouts, Etiketten, mehreren ERP-Systemen, vielen Sprachen oder E-Rechnungspflichten.
Was sollte ein Proof of Concept enthalten?
Ihre eigenen Dokumente und echte ERP-Daten, mindestens ein Etikett, einen E-Mail-Output und, falls relevant, eine E-Rechnung, sowie eine Layoutänderung durch einen Fachanwender.
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